E-facturatie via Peppol
Wat het Peppol-netwerk is, waarom e-factureren naar de overheid verplicht is en hoe Peppol BIS en EN 16931 samenhangen.
E-facturatie is het verzenden van een gestructureerde factuur in plaats van een PDF of een papieren factuur. In Nederland verloopt dat in de praktijk via het Peppol-netwerk: een internationaal afsprakenstelsel waarmee verkoper en koper facturen veilig uitwisselen, ongeacht welke software elk gebruikt. Een gestructureerde factuur is een machineleesbaar bestand dat de ontvangende administratie automatisch kan inlezen, controleren en boeken. Naar de overheid (B2G) is e-factureren verplicht: leveranciers van de Rijksoverheid moeten een gestructureerde e-factuur sturen, niet een PDF per e-mail. Het Europese formaat is EN 16931, in de praktijk toegepast als Peppol BIS. Met ViDA (VAT in the Digital Age) beweegt de EU richting verplichte e-facturatie en digitale btw-rapportage in de jaren tot 2030 en 2035. Peppol begrijpen is de eerste stap naar foutloze, toekomstbestendige facturatie.
- E-facturatie betekent een gestructureerde factuur, geen PDF of papier.
- In Nederland verloopt e-facturatie in de praktijk via het Peppol-netwerk.
- Naar de overheid (B2G) is e-factureren verplicht voor leveranciers.
- Het formaat is EN 16931, toegepast als Peppol BIS; ViDA breidt dit EU-breed uit.
Hoe het werkt
U controleert of u aan de overheid levert. Leveranciers van de Rijksoverheid en veel andere overheden moeten een gestructureerde e-factuur sturen via Peppol of een ander erkend kanaal; een PDF per e-mail volstaat niet meer voor B2G.
U sluit aan op het Peppol-netwerk via een access point. U sluit niet rechtstreeks aan: een Peppol-dienstverlener (access point) verzorgt de verbinding, zodat uw factuur elke ontvanger op het netwerk bereikt.
U maakt de factuur in een gestructureerd formaat (EN 16931, in de praktijk Peppol BIS in UBL). De software stelt het bestand samen met alle verplichte velden, zodat de ontvanger het automatisch kan inlezen.
De factuur wordt via het Peppol-netwerk afgeleverd bij de ontvanger. Het netwerk routeert het bericht op basis van het Peppol-adres van de ontvanger; verzending en ontvangst zijn gevalideerd.
Software die op Peppol is aangesloten, automatiseert opstellen, verzenden en archiveren; facturen lopen conform de regels door, zonder dubbele invoer of handmatige conversie naar PDF.
Wettelijke grondslag
- EN 16931 — Europese norm voor de semantische gegevens van de elektronische factuur.
- Peppol BIS Billing — de praktische toepassing van EN 16931 op het Peppol-netwerk.
- Verplichting e-factureren aan de Rijksoverheid (B2G) en de Europese e-facturatierichtlijn.
- ViDA (VAT in the Digital Age) — EU-pakket richting verplichte e-facturatie en digitale rapportage.
Veelgestelde vragen
Wat is e-facturatie precies?
E-facturatie is het verzenden van een gestructureerde, machineleesbare factuur in plaats van een PDF of papieren factuur. De ontvangende administratie kan het bestand automatisch inlezen en boeken. In Nederland verloopt dit in de praktijk via het Peppol-netwerk.
Wat is het Peppol-netwerk?
Peppol is een internationaal afsprakenstelsel waarmee verkoper en koper gestructureerde facturen veilig uitwisselen, ongeacht welke software elk gebruikt. U sluit aan via een access point (Peppol-dienstverlener); uw factuur bereikt dan elke ontvanger op het netwerk.
Is e-factureren naar de overheid verplicht?
Ja. Leveranciers van de Rijksoverheid en veel andere overheden moeten een gestructureerde e-factuur sturen (B2G), niet een PDF per e-mail. Dit kan via Peppol of een ander erkend kanaal zoals Digipoort.
Wat is het verschil tussen Peppol BIS en EN 16931?
EN 16931 is de Europese norm die vastlegt welke gegevens een elektronische factuur moet bevatten. Peppol BIS is de praktische toepassing daarvan op het Peppol-netwerk, in het UBL-formaat. In de praktijk stuurt u dus een EN 16931-conforme factuur als Peppol BIS.
Wat verandert er met ViDA?
ViDA (VAT in the Digital Age) is een EU-pakket dat richting verplichte e-facturatie en digitale btw-rapportage beweegt in de jaren tot 2030 en 2035. Wie nu al gestructureerd via Peppol factureert, is daarop voorbereid; de exacte data en reikwijdte volgen uit de EU-besluitvorming.