Trimitere automată

Distribuție automată după emitere

În momentul în care factura primește statusul „emisă”, platforma execută planul de distribuție definit pentru clientul respectiv. De obicei asta înseamnă: trimitere pe e-mail către contactul principal de facturare, cu CC către contabilitatea internă a clientului (când e configurată), cu PDF-ul atașat și un link de plată în corpul mesajului.

Mai poți adăuga, în funcție de preferințele clientului: notificare SMS scurtă cu suma și termenul de plată, mesaj WhatsApp pe Business API (necesită setup-ul prealabil), încărcare automată într-un folder dedicat clientului în Google Drive sau Dropbox.

Confirmări și status-uri

Sistemul urmărește ce s-a întâmplat cu fiecare canal:

• E-mail: livrat / deschis / link-uri din e-mail dacă au fost accesate (tracking pixel)
• SPV (e-Factura): preluat de ANAF / acceptat / respins, cu motivul respingerii
• SMS: livrat la operator, livrat la telefon
• WhatsApp: livrat, citit

Reguli pe care le poți defini

Vrei să nu trimiți facturile vinerea, ca să nu rămână peste weekend? Setezi distribuția să aibă „working days only”. Vrei ca anumiți clienți să primească factura doar la sfârșit de lună, nu zilnic? Adaugi o regulă de „batching”: facturile emise pe parcursul lunii se acumulează și pleacă într-un singur e-mail consolidat în ultima zi lucrătoare a lunii. Vrei ca un anumit client să primească factura doar prin SPV, fără e-mail (cere expres asta)? Excluzi e-mail-ul pentru clientul respectiv.